Procedura zapisu na newsletter – jak skutecznie i legalnie tworzyć bazę mailingową
Newsletter jest jednym z podstawowych, często do pewnego stopnia bezpłatnych, narzędzi marketingowych. Fakt, że za jego pomocą gromadzi się dane osobowe subskrybentów, powoduje konieczność zapewnienia odpowiedniego standardu jego obsługi. Chodzi przede wszystkim o realizację obowiązków prawnych, związanych z gromadzeniem i przetwarzaniem danych osobowych.
Odpowiednia procedura zapisu na newsletter daje możliwość pozyskania danych kontaktowych do osób, które są zainteresowany tym co robisz. W przyszłości, może stać się bazą danych Twoich klientów. Opracowanie metody, która prowadzi do skutecznego zapisu to zatem gra zdecydowanie warta świeczki 🙂
Z pozostałych moich wpisów możesz dowiedzieć się jakimi regułami rządzi się newsletter oraz w jaki sposób sprytnie skonstruować formularz zapisu.
W tym poście, podzielę się z Tobą praktyczną wiedzą na temat tego w jaki sposób spełnić obowiązki prawne związane z newsletterem.
Procedura zapisu na newsletter
Jak powinien wyglądać zapis na newsletter? Skutecznie i legalnie, ot co! Czytaj dalej, a dowiesz się jak powinna wyglądać procedura zapisu na newsletter, która spełnia te wymagania.
Formularz zapisu na newsletter
Patrząc od strony użytkowej – formularz zapisu na newsletter powinien informować o tym jakie dane są gromadzone, w jakim celu, przez kogo i w jaki sposób będą wykorzystywane. Sama zawartość takiego formularza powinna zawierać aktywny link do polityki prywatności , w której w sposób szczegółowy zawarto ww. oraz inne wymagane informacje. Ponadto, okienko newslettera powinno być skonstruowane w taki sposób, aby wymagało aktywnej zgody użytkownika.
Więcej na ten temat dowiesz się TUTAJ.
Potwierdzenie zapisu na newsletter – ochrona prawna
Zgodę na zapis na newsletter można uzyskać przez samo kliknięcie w przycisk zapisu, przez konieczność dodatkowe zaznaczenia odpowiedniego checkboxu oraz poprzez tzw. double opt-in , czyli potwierdzenie dokonanego zapisu.
Zalety double opt-in w procedurze zapisu na newsletter
Z punktu bezpieczeństwa prawnego, istotnym jest aby mieć dowód na to, że osoba, której przesyłamy newsletter wyraziła na to zgodę. Wyobraźmy sobie sytuację, że mamy poprawnie sformułowany zapis w oknie newslettera, nie mamy checkboxa i przez samo kliknięcie w przycisk, osoba jest dodawana do naszej bazy mailingowej. Na naszą stronę wchodzi Pani Kasia interesują ją nasze treści, więc decyduje się zapisać na newsletter. Dodatkowo, Pani Kasia stwierdza, że jej koleżanka Mariola, również może skorzystać na tego rodzaju treściach, więc ponownie wypełnia formularz, przy czym tym razem zapisuje swoją, niczego nieświadomą, koleżankę Mariolę. Ze względu na fakt, że proces zapisu na newsletter nie jest poddawany żadnej weryfikacji, mail Pani Marioli trafia do nas i przy kolejnej wysyłce newslettera, na skrzynce tej osoby pojawia się wiadomość od nas.
Może się okazać, że Pani Mariola otrzymując od nas maila bardzo się tym zdenerwuje, ponieważ dba o to by na jej skrzynkę nie przychodziły niezamówione informacje. W takim wypadku Pani Mariola zgłosi do nas swoje pretensje czy nawet roszczenia. W najgorszym wypadku możemy skończyć w sądzie.
Nie ma sensu wystawiać się na takie ryzyko. Oczywiście konieczność potwierdzenia zapisu na newsletter powoduje spadek liczby skutecznie zapisanych osób, co znacznie uszczupli naszą bazę mailingową. W tym miejscu warto jednak zadać sobie jedno pytanie. Czy potrzebujemy dużej listy mailingowej, na której połowa adresów została dodana przez boty lub osoby niezainteresowane? Odpowiedź może być tylko jedna. Zwłaszcza, biorąc pod uwagę fakt, że im większa baza zapisanych osób tym większy koszt ponosimy przy obsłudze newslettera.
Treść maila potwierdzającego zapis na newsletter
Procedura zapisu na newsletter powinna zatem w dalszej kolejności zawierać wiadomość e-mail potwierdzającą chęć zapisu.
Mail potwierdzający chęć zapisu – Twoja check lista
Mail, w którym prosimy użytkownika o potwierdzenie zapisu na newsletter powinien zawierać:
- wyjaśnienie kim jesteśmy – nazwa strony, wskazanie administratora danych, czyli nas/naszą firmę,
- wskazanie w jakim celu przesyłany jest ten e-mail i że został wysłany ze względu na wypełnienie formularza zapisu,
- poinformowanie, że aktywacja przycisku w mailu spowoduje skuteczne zapisanie się na newsletter, a brak kliknięcia = brak zgody na otrzymywanie newsletteru,
- poinformować, że dane użytkownika są w odpowiedni sposób chronione,
- ponowne wskazanie co należy rozumieć przez nasz newsletter – wskazanie charakteru wiadomości (które często będą miały charakter handlowy),
- informacja, że z newsletteru można się w każdej chwili wypisać (każdy mail powinien zawierać aktywny link do wypisu z newsletteru),
- wszystkie informacje spełniające obowiązek informacyjny wynikający z RODO – można zawrzeć w treści maila odpowiednią klauzulę informacyjną lub odesłać do polityki prywatności w aktywnym linku.
Podsumowanie
Spełnienie wszelkich obowiązków prawnych związanych z legalną obsługą newsletteru może wydawać się bardzo skomplikowane. Sporządzenie wszelkich niezbędnych dokumentów przy obsłudze newsletteru. Przygotowanie odpowiedniej treści formularza zapisu. Napisanie maila potwierdzającego jest czasochłonne. To wszystko jest jednak potrzebne, aby procedura zapisu na newsletter była bezpieczna.
Stosowanie się do obowiązujących zasad pozwala na skuteczne i zgodne z prawem wdrożenie u siebie newsletteru. Dzięki temu będziesz mógł tworzyć bazę kontaktów do swoich czytelników/potencjalnych klientów 🙂
Czy korzystacie z double opt-in przy zapisie na Wasz newsletter? Czy ktoś kiedykolwiek zgłosił się do Was z informacją, że nie zapisywał się na Wasz newsletter, a mimo to go dostał? Jestem ciekawa Waszych odpowiedzi 🙂
