Jak pozyskać więcej subskrypcji newslettera? Nad odpowiedzią na to pytanie głowiło się już wielu. Rezultatem tego jest ogrom przydatnych informacji w sieci. Nie zawsze jednak przystają one do podstawy na jakiej powinien zostać zbudowany nasz newsletter.  Tą podstawą jest zgodne z prawem wykorzystywanie danych osobowych.

O tym jakie regulacje prawne, a w związku z tym, jakie wymogi prawne stawia przed nami obsługa newslettera, napisałam we wpisie  Legalny newsletter – Twój newsletter zgodny z prawem, krok po kroku .

W tym wpisie, skupię się na tym jak sprytnie spełnić wymagania prawne i jednocześnie nie zniechęcić do zapisu.

Czy formularz zapisu na newsletter zgodny z prawem musi zawierać checkboxy?

Jak wiesz, aby zapis na newsletter zgodny z prawem był realizowany prawidłowo, użytkownik musi wyrazić określone zgody. Przede wszystkim i co oczywiste, użytkownik musi wyrazić zgodę na otrzymywanie od Ciebie newslettera. To od razu stawia przed Tobą pytanie co Twój newsletter zawiera i czy można jego treść sklasyfikować jako informację handlową.

Jeżeli tworzysz treści na swojej stronie z myślą o rozkręceniu biznesu, sprzedaży swoich produktów bądź usług, to oczywistym jest, że informacje przesyłane w newsletterze będą zawierały właśnie informacje handlowe.

Przyjmuje się, że takim działaniem jest m.in. zaznaczenie checkboxa z odpowiednią treścią. Konieczność zaznaczenia takich checkboxów nie wpływa jednak dobrze na ilość chętnych do zapisów na Twój newsletter.

Warto zatem zaprojektować swój formularz do zapisu na newsletter w taki sposób, żeby ilość checkboxów maksymalnie ograniczyć lub nawet je wyeliminować. Czy jest to możliwe? Jasne, że tak 🙂

Jak stworzyć formularz zapisu na newsletter bez checkboxów?

Żeby to było możliwe, formularz zapisu musi zawierać odpowiedni komunikat, w którym poinformujesz użytkownika co będzie zawierał Twój newsletter. Do tego dorzuć jeszcze informację o przetwarzaniu danych osobowych. Skoro chcesz wysyłać do kogoś maile, tzn. że posługujesz się w tym celu jego danymi. Przy newsletterze to adres e-mail i często też imię. Najlepszym sposobem na to, jest po prostu wskazanie, że dane osobowe użytkownika przetwarzasz na zasadach określonych w Twojej polityce prywatności. Jeżeli dodatkowo w tym formularzu dodasz aktywny link do tego dokumentu, to będziesz na dobrej drodze do ideału.

Pod tym wszystkim wrzuć przycisk do zapisu i… prawie gotowe 🙂 Dlaczego prawie? Dlatego, że w ten sposób w zasadzie każdy może wrzucić dowolny adres e-mail – nawet nie swój – i dokonać zapisu na Twój newsletter. Aby uniknąć takich sytuacji i ewentualnych zarzutów osób postronnych, należy stworzyć zapis na newsletter w formie tzw. double-opt-in. 

Potwierdzenie zapisu na newsletter – double-opt-in

Jest to nic innego jak szeroko stosowane podwójne potwierdzenie zapisu na newsletter. Rozwiązanie to idealnie eliminuje możliwość zapisu przypadkowych osób, na Twój newsletter. Oczywiście część nawet zainteresowanych osób, które chciały otrzymywać od Ciebie wiadomości, może nie potwierdzić swojej zgody. Plusy jednak przeważają nad minusami. Jeżeli newsletter ma być bazą Twoich potencjalnych klientów, to chcesz aby były na niego zapisane rzeczywiste osoby. Idealnie, gdyby przejawiały zainteresowanie tym co masz do zaoferowania. 

Uwierz mi, że nie ma żadnego sensu być administratorem ogromnej bazy danych osób, w której jedyne 5% realnie otwiera Twój newsletter i jest zainteresowana tym co robisz. Im większa baza, tym większe koszty. Większa ilość danych, które należy odpowiednio chronić to większe ryzyko dla Ciebie.

Jak wygląda zapis w formule potwierdzenia zapisu? Po wypełnieniu formularza zapisu na Twojej stronie i kliknięciu w przycisk zapisu, na podany adres e-mail przychodzi wiadomość z prośbą o potwierdzenie zapisu. Jednocześnie w tym mailu dorzucasz wszystkie niezbędne informacje. O tym jak powinien wyglądać taki e-mail i o obowiązku informacyjnym przy newsletterze opowiem więcej w kolejnym wpisie.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w newsletterze – czy jest niezbędna?

Co istotne, nie potrzebujesz uzyskiwać dodatkowej zgody na przetwarzanie danych osobowych w ramach wysyłki newslettera. Nie ma co tworzyć w tym celu dodatkowych checkboxów. Sam fakt, że ktoś podaje swój adres e-mail i klika w przycisk zapisz jest wystarczającym i wyraźnym działaniem, które wskazuje na zgodę przetwarzania danych w celach związanych z obsługą newslettera.

Tak naprawdę sfery prawne związane z rozsyłaniem newslettera wzajemnie się przenikają. Należy spełnić wymagania związane z przetwarzaniem danych osobowych, z marketingiem i rozsyłaniem informacji handlowych. Sfery te regulują przepisy związane z ochroną danych osobowych, RODO, ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną czy prawem telekomunikacyjnym. 

I tak, jeżeli chodzi o przetwarzanie danych osobowych w ramach newslettera, to RODO nie stawia wymogu uzyskania zgody, aby mieć podstawę do takiego przetwarzania. Tu podstawę stanowi uzasadniony interes administratora do celów związanych z prowadzeniem marketingu bezpośredniego.

Zgodę należy uzyskać gdy dochodzi do profilowania połączonego z automatycznym podejmowaniem decyzji. O tym co to oznacza i kiedy może dotyczyć Ciebie napisze w osobnym wpisie. Konieczność uzyskania zgody na przetwarzanie obejmuje również sytuacje pozyskiwania danych wrażliwych – np. związanych ze stanem zdrowia.

Wybierz formularz zapisu, który będzie zgodny z prawem

Jest wiele sposobów zapisu na newsletter. Moim zdaniem, najważniejszym jest:

• wypełnienie obowiązków prawnych,
• przy maksymalnym uproszczeniu zapisu,
• przy jednoczesnym zbieraniu wartościowych danych.

Te wszystkie założenia spełni formularz, który będzie wyglądał jak na poniższym przykładzie 🙂 

PRZYKŁAD FORMULARZA ZGODNEGO Z PRAWEM

Jeżeli masz jakieś dodatkowe pytania czy przemyślenia na temat newslettera, daj mi koniecznie znać w komentarzu.

Jeżeli podobał Ci się ten wpis, to będzie mi bardzo miło gdy klikniesz łapką w górę, napiszesz komentarz czy udostępnisz ten wpis.

Pamiętaj, to ma znaczenie 🙂