Korzystanie z najpopularniejszej formy działalności marketingowej w biznesie on-line stoi przed dwoma wzajemnie sprzecznymi wyzwaniami. Z jednej strony, forma zapisu na newsletter musi być jak najprostsza – słowem wymagać jak najmniej wczytywania się w zasady i jak najmniejszej aktywności ze strony subskrybenta.  Często na wyniki konwersji ma przełożenie sam fakt, że Twój potencjalny klient musiał wykonać dodatkowe kliknięcie myszą. Z drugiej strony, aby móc cieszyć się z promowania swojej marki i swoich produktów wśród grupy docelowej, należy wypełnić szereg obowiązków prawnych i stworzyć tym samym legalny newsletter. To zaś wiąże się z koniecznością uzyskania szeregu zgód i przekazaniu dużej porcji informacji.

Pewnym jest, że aby móc działać w sieci i czerpać z tej działalności korzyści, należy sprostać obu tym wyzwaniom. Czy faktycznie stworzenie w pełni legalnego newslettera uniemożliwia uzyskanie wysokiej konwersji? Moim zdaniem nie, trzeba tylko wiedzieć, jak prawidłowo skonstruować swój newsletter. Poniżej znajdziesz wskazówki jak to zrobić.

Legalny newsletter – tzn. jaki?

To narzędzie, które umożliwiając Ci bezpośrednią komunikację z Twoimi potencjalnymi klientami, spełnia jednocześnie wymogi przepisów prawa. 

Aby stworzyć w pełni legalny newsletter należy spełnić wymagania płynące z RODO, ustawy o prawach konsumenta, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz prawa telekomunikacyjnego. Sporo? Jasne, że tak. Wczytując się jednak w przepisy, można znaleźć sposób by newsletter realizował wymogi ustaw, a przy tym był user friendly – zachęcał do zapisów.

Legalny newsletter – zasady

Użytkownik zapisując się na newsletter musi wiedzieć konkretnie co wiąże się z zapisem. Jakich wiadomości może się od Ciebie spodziewać. Kto i w jaki sposób będzie korzystał z przekazanych przez niego danych osobowych.

Dla subskrybentów powinno być jasnym to jakie dane użytkownika w związku z obsługą newslettera są przetwarzane i przez kogo. Przy obsłudze newslettera niezbędny jest tylko adres e-mail użytkownika. RODO kładzie szczególny nacisk na to, aby zbierać i przetwarzać tylko te dane, które są niezbędne dla zrealizowania założonego celu, dla którego w ogóle zbieramy dane. Nie jest zatem uzasadnione wymaganie od użytkownika podawanie dodatkowych informacji, chyba że istnieje ku temu rzeczywisty i uzasadniony cel, a usługa newslettera wymaga ich dla spełnienia swych (wskazanych użytkownikom) funkcji. 

Istotnym jest także poinformowanie użytkownika o podstawie i celu przetwarzania tych danych. Wszystko powyższe ma wpływ na to jak będzie wyglądał Twój formularz do zapisu na newsletter.

Podstawa umożliwiająca przetwarzanie danych osobowych użytkowników zapisanych na newsletter

W praktyce można zaobserwować, że najczęściej wykorzystywaną podstawą przetwarzania danych jest zgoda użytkownika. Wydawać by się mogło, że jest to prosty sposób na w pełni legalne korzystanie z danych osobowych. Niestety. Nie można w ten sposób uchronić się przed koniecznością określenia właściwej podstawy przetwarzania danych. Zgoda nie stanowi podstawy każdego przetwarzania danych. 

Podstawa, która umożliwia to przetwarzanie ma wpływ na uprawnienia podmiotu, którego dane są przetwarzane. Ma również wpływ na uprawnienia administratora. Jeżeli przetwarzamy dane na postawie prawnie uzasadnionego interesu lub na podstawie zawartej umowy, to pobieranie dodatkowej zgody na to przetwarzanie tworzy złudne wrażenie, że dany użytkownik ma prawo cofnięcia zgody i w ten sposób jego dane już nie będą mogły być wykorzystywane. 

W przypadku gdy de facto zgoda nie jest jedyną podstawą przetwarzania, nic takiego nie będzie miało miejsca. Administrator nadal będzie mógł korzystać z danych. Zbieranie zgód na prawo i lewo nie jest zatem dobrym pomysłem. 

Ustalenie podstawy umożliwiającej przetwarzanie danych osobowych

Konstruując newsletter, należy zastanowić się w jakim celu go tworzymy. Ważnym jest także jakimi danymi będziemy się posługiwać i jakie treści będziemy przesyłać odbiorcom. Na tej podstawie możemy ustalić co tak naprawdę daje nam prawo do przetwarzania danych w ramach naszego newslettera. Sprawdźmy zatem w ogóle co daje nam prawo do przetwarzania danych osobowych.

Zgoda – podstawa do przetwarzania danych osobowych – osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów.

Umowa – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

Obowiązek prawny – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Ochrona ważnych interesów – przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej.

Interes publiczny – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.

Prawnie uzasadniony interes – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Przy obsłudze newslettera można zatem zastanowić się nad trzema z powyższych podstaw: zgodą, umową oraz uzasadnionym interesem.

Obowiązek wskazania celu przetwarzania danych

Jeżeli celem Twojego newslettera jest przesyłanie informacji handlowej drogą elektroniczną, to musisz ten cel użytkownikowi wskazać w formularzu zapisów. Oczywiście nie musi, to brzmieć w taki sposób. Jeżeli wiesz dokładnie co będzie zawierał Twój newsletter, to wystarczy, że opiszesz to słownie najlepiej jak potrafisz. Ważnym jest, abyś wskazał, że każdy kto zapisze się na Twój newsletter będzie otrzymywał informacje na temat Twoich produktów/usług/promocji itp. (oczywiście jeżeli faktycznie planujesz takie info w nim zawierać).

Warto właśnie w taki sposób zachęcać do zapisów na newsletter. Sztywna informacja handlowa może się po prostu źle kojarzyć i zniechęcać do zapisu.

Udokumentowana zgoda użytkownika

Jeżeli udało Ci się stworzyć legalny newsletter, to świetnie! 🙂 Pamiętaj,  aby zgody na zapis czy zgody związane z wykorzystaniem newslettera, pozyskiwać w takiej formie, która pozwoli na późniejsze udowodnienie jej uzyskania. 

Standardowo zgodę można wyrazić poprzez zaznaczenie odpowiedniego checkboxa. Checkbox (jeżeli się na niego decydujesz) nie powinien być automatycznie zaznaczony. Uzyskanie zgody wymaga aktywności ze strony użytkownika. 

Na dzisiaj, to już wszystko. Stosując się do powyższych zasad, będziesz szczęśliwym dostawcą legalnego newslettera! 🙂

A o tym, jak w sprytny sposób stworzyć zachęcający do zapisów formularz newslettera, opowiem już w kolejnym wpisie.